Dvi įmonės gali turėti tiek pat darbuotojų, tačiau jų buhalterijos poreikiai gali būti visiškai skirtingi. Viena per mėnesį išrašo kelias dešimtis sąskaitų ir dirba Lietuvos rinkoje, kita valdo kelis pardavimo kanalus, sandėlį, didelį dokumentų srautą ar sudėtingesnius vidinius procesus. Todėl vien tik įmonės dydis neatsako į klausimą, kiek ir kokių buhalterinių paslaugų jai reikia.
Vienodas paslaugų paketas iš pirmo žvilgsnio atrodo patogus. Aišku, kas į jį įtraukta, lengva palyginti kainas ir paprasčiau planuoti išlaidas. Tačiau standartinis sprendimas tampa problema, kai verslas turi mokėti už nereikalingas funkcijas arba, priešingai, nuolat papildomai užsakyti tai, ko baziniame pakete nėra.
Buhalterijos sudėtingumą lemia ne vien įmonės dydis
Maža įmonė nebūtinai turi paprastą apskaitą. Net kelių darbuotojų verslas gali vykdyti elektroninę prekybą, dirbti su daugybe tiekėjų, turėti skirtingus atsiskaitymo kanalus ar valdyti sandėlio likučius. Tuo metu didesnė įmonė, kurios veiklos modelis stabilus ir procesai gerai sustyguoti, kai kurias apskaitos užduotis gali atlikti gerokai paprasčiau.
Todėl vertinant paslaugų poreikį svarbu skaičiuoti ne tik darbuotojus ar sąskaitas. Reikšmės turi dokumentų srautas, veiklos pobūdis, naudojamos sistemos, duomenų prieinamumo poreikis ir tai, kiek finansinės informacijos reikia vadovui.
„Kvantas“ paslaugų modelyje numatyti sprendimai mažoms įmonėms, didesniems verslams ir organizacijoms, kurioms reikia individualiau pritaikytų sistemų bei procesų. Tai leidžia paslaugų apimtį sieti su realiu veiklos sudėtingumu.
Augimas keičia tai, ko tikimasi iš buhalterijos
Verslo pradžioje svarbiausia gali būti tvarkingai registruoti dokumentus, apskaičiuoti mokesčius ir laiku atlikti privalomas apskaitos procedūras. Tačiau įmonei augant vadovui dažnai prireikia daugiau.
Didėjantis operacijų skaičius reiškia daugiau informacijos, kurią reikia ne tik apdoroti, bet ir suprasti. Atsiranda poreikis greičiau matyti aktualius finansinius duomenis, vertinti sąnaudų pokyčius, planuoti ir konsultuotis priimant svarbesnius sprendimus.
Būtent todėl patikimos buhalterinės paslaugos verslui neturėtų reikšti vien iš anksto nustatyto darbų sąrašo. Vertingesnis modelis yra toks, kuris gali keistis kartu su įmone: nuo pagrindinių apskaitos funkcijų iki sudėtingesnių finansinių, technologinių ar procesų valdymo sprendimų.
Kada standartinių procesų jau nepakanka?
Vienas aiškiausių ženklų – augantis rankinio darbo kiekis. Jei darbuotojai nuolat perkelia tuos pačius duomenis iš vienos sistemos į kitą, tikrina dideles dokumentų apimtis ar rankiniu būdu rengia informaciją, kuri galėtų būti pasiekiama automatiškai, standartinis apskaitos procesas gali pradėti stabdyti veiklą.
Tokiais atvejais aktualus tampa automatizavimas. Duomenų įvedimas vieną kartą ir jų naudojimas tolesniuose procesuose gali sumažinti pasikartojančių veiksmų skaičių, o realiuoju laiku prieinama aktuali finansinė informacija padeda operatyviau priimti sprendimus. Toks apskaitos ir verslo procesų automatizavimo principas taikomas ir „Kvantas“ paslaugose.
Tačiau automatizuoti verta ne viską. Jei procesas atliekamas retai ir neužima daug laiko, sudėtinga technologinė sistema gali nesuteikti apčiuopiamos naudos. Pirmiausia verta nustatyti, kur iš tiesų prarandamas darbuotojų laikas ir kur dažniausiai atsiranda klaidų.
Svarbus ne tik paketas, bet ir žmogus
Net gerai parinktas paslaugų planas neišsprendžia visų klausimų, jei nėra aiškaus bendravimo. Buhalteris turi suprasti įmonės veiklos specifiką, įprastus procesus ir vadovui svarbią informaciją.
Nuolatinis specialistas šiuo požiūriu turi pranašumą: ilgainiui jis geriau pažįsta įmonės veiklą, todėl gali greičiau reaguoti į pokyčius ir išlaikyti apskaitos nuoseklumą. „Kvantas“ paslaugų modelyje taip pat numatytas su įmone nuolat dirbantis buhalterijos specialistas.
Tai ypač svarbu nestandartinėse situacijose. Vadovui tuomet nereikia kiekvieną kartą iš naujo aiškinti, kaip veikia verslas, kodėl atliekama konkreti operacija ar kokie procesai susiję tarpusavyje.
Geras paslaugų modelis turi keistis kartu su verslu
Buhalterinių paslaugų poreikis nėra nekintantis. Tai, kas tiko įmonei pirmaisiais veiklos metais, po trejų ar penkerių metų gali tapti per siaura. Keičiasi darbuotojų skaičius, pardavimo kanalai, dokumentų kiekis, valdymo sistemos ir vadovybės informacijos poreikis.
Todėl paslaugų apimtį verta periodiškai peržiūrėti. Ar įmonė nemoka už tai, ko nenaudoja? Ar darbuotojai neatlieka darbų, kuriuos būtų galima automatizuoti? Ar vadovas gauna pakankamai aktualių finansinių duomenų? Ar apskaitos specialistas geba prisitaikyti prie pasikeitusių procesų?
Universalaus paketo, vienodai tinkamo kiekvienam verslui, praktiškai nėra. Geriausias sprendimas yra tas, kuris atitinka dabartinę įmonės situaciją, tačiau kartu gali augti ir keistis drauge su ja. Tuomet buhalterija neapsiriboja administracinių prievolių vykdymu – ji tampa sklandžiai veikiančia verslo proceso dalimi.
