Daugelis įmonių šiandien save vadina skaitmeninėmis. Dokumentai siunčiami elektroniniu paštu, sutartys dažnai pasirašomos nuotoliniu būdu, o didelė dalis failų jau seniai nebespausdinami. Iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti, kad popieriaus era biuruose beveik baigėsi, tačiau specialistai sako, kad realybėje daugelis verslų tiesiog perkėlė seną chaosą į kompiuterio ekraną.
Popierines segtuvų spintas pakeitė PDF failų katalogai. Dokumentų krūvos persikėlė į „Drive“ aplankus, el. paštus ir darbuotojų kompiuterius. O problema liko ta pati – informacijos per daug, ji sunkiai valdoma, o darbuotojai nuolat gaišta laiką ieškodami reikalingų failų.
Įdomiausia tai, kad dauguma įmonių šią problemą supranta tik tada, kai dokumentų kiekiai tampa nebekontroliuojami.
PDF failai daugelyje įmonių tapo naujuoju popieriumi
Specialistai pastebi labai paradoksalią situaciją – verslai skaitmenizavosi techniškai, tačiau darbo principai daug kur liko tie patys kaip prieš dešimtmetį. Darbuotojai vis dar siunčia vieni kitiems dokumentus el. paštu, rankiniu būdu pildo formas, saugo kelias skirtingas failų versijas ir nuolat tikrina, kuris PDF yra naujausias. Kai kuriose įmonėse darbuotojai kasdien gauna dešimtis dokumentų, kuriuos reikia atsisiųsti, pervadinti, persiųsti ar įkelti į skirtingas sistemas. Ir visa tai dažnai daroma rankiniu būdu. Būtent todėl specialistai sako, kad PDF failai šiandien daugelyje organizacijų tapo skaitmeniniu popieriaus ekvivalentu. Jie egzistuoja elektroninėje erdvėje, tačiau realiai vis tiek stabdo procesus.
Didžiausia problema – įmonės automatizuoja per mažai
Dalis verslų ilgą laiką galvojo, kad užtenka turėti bendrą debesijos aplanką ar el. parašo sistemą, tačiau augant dokumentų kiekiui pradeda matytis, kad vien failų saugojimo nepakanka. Specialistai pastebi, kad įmonėse vis dar labai daug procesų atliekama rankiniu būdu. Dokumentai derinami per elektroninius laiškus, tvirtinimai vyksta chaotiškai, o darbuotojai nuolat klausinėja vieni kitų, kokiame etape yra vienas ar kitas failas.
Problema ta, kad tokie procesai ilgainiui pradeda ryti milžinišką kiekį laiko. Ir dažnai tai vyksta tyliai – po kelias minutes čia, po kelias ten. Galiausiai darbuotojai didelę dienos dalį praleidžia ne dirbdami realų darbą, o administruodami dokumentus.
Įmonės pradeda suprasti, kiek kainuoja vidinis chaosas
Dar prieš kelerius metus daugelis vadovų į dokumentų valdymą žiūrėjo kaip į administracinę smulkmeną, tačiau šiandien požiūris pradeda keistis. Kai darbuotojai neberanda failų, dirba su pasenusiomis versijomis arba vėluoja procesai dėl nepatvirtintų dokumentų, problemos pradeda tiesiogiai veikti verslo greitį.
Ypač tai jaučiasi augančiose įmonėse. Kuo daugiau darbuotojų ir projektų, tuo stipriau matosi sistemos trūkumai. Ir būtent tada verslai pradeda investuoti į dokumentų valdymo sistemos (DVS) sprendimus, kurie leidžia ne tik laikyti failus vienoje vietoje, bet ir automatizuoti pačius procesus. Tai reiškia, kad sistema gali automatiškai nukreipti dokumentą atsakingam žmogui, priminti apie vėluojančius patvirtinimus ar užtikrinti, kad darbuotojai visada matytų tik naujausią versiją.
Darbuotojai pavargo nuo bereikalingo administravimo
Specialistai pastebi dar vieną svarbų pokytį – žmonės šiandien daug jautriau reaguoja į neefektyvius procesus. Darbuotojus pradeda varginti ne tik darbo kiekis, bet ir nuolatinė netvarka.
Kai kiekvieną dieną reikia ieškoti dokumentų, tikrinti failų versijas ar rankiniu būdu atlikti pasikartojančias užduotis, ilgainiui atsiranda frustracija. Žmonės pradeda jausti, kad didelė jų darbo dalis neturi jokios realios vertės. Ir būtent todėl įmonės, kurios automatizuoja procesus, dažnai pastebi ne tik didesnį efektyvumą, bet ir geresnę darbuotojų savijautą.
Po penkerių metų dalis dabartinių procesų atrodys absurdiškai pasenę
Technologijų specialistai sako, kad daugelis šiandieninių dokumentų valdymo procesų po kelių metų atrodys taip pat keistai, kaip šiandien atrodo fakso aparatai ar popierinių sąskaitų siuntimas paštu. Verslai po truputį pradeda suprasti, kad problema nėra pats PDF formatas. Problema – kiek daug rankinio darbo vis dar sukasi aplink jį. Ir nors nemaža dalis Lietuvos įmonių vis dar gyvena failų persiuntinėjimo kultūroje, kryptis jau aiški. Organizacijos po truputį pereina nuo dokumentų saugojimo prie realaus procesų valdymo.
