Dauguma smulkaus verslo buhalterinių problemų kyla ne dėl sudėtingų mokestinių niuansų, o dėl kasdienių įpročių: nesurinktų dokumentų, sumaišytų asmeninių ir įmonės lėšų bei nesekamų terminų. Šias klaidas galima pašalinti be papildomų kaštų – tereikia sistemos.
Blogiausia tai, kad jos pastebimos pavėluotai. Klaida, padaryta sausį, dažniausiai išaiškėja kitų metų balandį – kai taisyti jau brangu.
1. Dokumentai renkami mėnesio pabaigoje
Kvitai dingsta, sąskaitos lieka el. pašte, o kelionės išlaidos prisimenamos po fakto. Rezultatas – nepripažintos sąnaudos ir didesnis mokestinis rezultatas nei realus.
Sprendimas: dokumentas fotografuojamas arba persiunčiamas tą pačią dieną. Tam pakanka vieno aplanko debesyje arba apskaitos programos mobiliosios versijos.
2. Maišomos asmeninės ir įmonės lėšos
Įmonės kortele nuperkamas asmeninis daiktas, o asmeninėmis lėšomis apmokama įmonės sąskaita. Kiekvienas toks judesys vėliau reikalauja paaiškinimo ir dokumento.
Sprendimas: atskiros sąskaitos ir taisyklė be išimčių. Jei situacija neišvengiama, ji įforminama iš karto, o ne po pusmečio.
3. Nesekama PVM registracijos riba
Lietuvoje prievolė registruotis PVM mokėtoju atsiranda, kai pajamos per paskutinius 12 mėnesių viršija 45 000 Eur. Riba skaičiuojama slenkančiu principu, todėl ją galima peržengti netikėtai – ne kalendorinių metų pabaigoje, o bet kurį mėnesį.
Sprendimas: sekti pajamas kas mėnesį ir įvertinti PVM įtaką kainodarai iš anksto, o ne tą savaitę, kai riba jau viršyta.
4. Nepagrįstos sąnaudos
Ne kiekviena išlaida yra įmonės sąnauda. Reprezentacinėms išlaidoms, degalams, telefonui ir automobilio naudojimui taikomos atskiros taisyklės ir ribojimai. Klaida čia dažniausiai nulemia ne baudą, o perskaičiuotą pelno mokestį.
Sprendimas: abejotinus atvejus aptarti su buhalteriu iš anksto – vienas klausimas prieš pirkimą pigesnis nei perskaičiavimas po metų.
5. Praleisti deklaravimo terminai
Delspinigiai ir baudos savaime nėra didelės, tačiau sistemingas vėlavimas pritraukia patikrinimą. Be to, pavėluotos ataskaitos apsunkina paraiškas bankams ir dalyvavimą viešuosiuose pirkimuose.
Sprendimas: kalendorius su terminais ir aiškus susitarimas, iki kada dokumentai turi būti pas buhalterį.
6. Nėra sutarčių arba jos formalios
Žodinis susitarimas su klientu veikia iki pirmo ginčo. Nesant sutarties sunku pagrįsti ir pajamas, ir sąnaudas, o skolos išieškojimas tampa beveik neįmanomas.
Sprendimas: net paprasčiausia rašytinė sutartis ar patvirtintas komercinis pasiūlymas yra geriau nei nieko.
7. Buhalterija laikoma ataskaitų teikimu
Didžiausia klaida yra požiūris, kad apskaita reikalinga valstybei. Tvarkingi skaičiai pirmiausia reikalingi vadovui: jie parodo, kuris produktas pelningas, kada trūks pinigų ir ar apskritai verta didinti apyvartą.
Todėl gerai tvarkoma buhalterija yra ne išlaidų eilutė, o valdymo įrankis – ypač tada, kai reikia priimti sprendimą dėl darbuotojo samdymo, paskolos ar naujos krypties.
Minimali sistema, kuri veikia
- Vienas kanalas dokumentams. Viena vieta, į kurią keliauja visi kvitai ir sąskaitos.
- Atskiros sąskaitos. Įmonės pinigai – įmonės sąskaitoje.
- Mėnesinė peržiūra. 30 minučių pokalbis su buhalteriu apie skaičius, o ne tik apie deklaracijas.
- Terminų kalendorius. Su priminimais prieš savaitę, ne prieš dieną.
- Metinis planas. Bent apytikslis pajamų ir sąnaudų vaizdas ateinantiems metams.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kaip ilgai reikia saugoti dokumentus?
Saugojimo terminai skiriasi pagal dokumento rūšį ir dažniausiai skaičiuojami metais. Konkrečius terminus verta pasitikrinti aktualiuose teisės aktuose arba pasitarti su buhalteriu.
Ar galiu tvarkyti apskaitą pats?
Teisiškai – tam tikrais atvejais taip. Praktiškai tai apsimoka tik esant labai mažam dokumentų kiekiui ir paprastai veiklai.
Kas dažniausiai lemia baudas?
Ne sudėtingi mokestiniai klausimai, o pavėluotos deklaracijos ir nepagrįsti sąnaudų dokumentai.
Kada verta pradėti galvoti apie PVM?
Gerokai anksčiau nei pasiekiama riba – nes PVM keičia kainodarą, sutartis ir konkurencinę padėtį, ypač dirbant su fiziniais asmenimis.
Trumpai
Brangiausios buhalterijos klaidos yra pačios paprasčiausios. Surinkite dokumentus laiku, atskirkite pinigus, sekite PVM ribą ir kartą per mėnesį pasižiūrėkite į skaičius – tai pigiau nei bet kuris klaidų taisymas atgaline data.
Šis straipsnis yra bendro informacinio pobūdžio ir nėra teisinė ar mokestinė konsultacija. Teisės aktai, mokesčių tarifai ir registravimo įkainiai keičiasi, todėl prieš priimant sprendimus verta pasitikrinti aktualią informaciją Registrų centro bei VMI puslapiuose arba pasitarti su specialistu.
